【摘 要】NoteExpress是世界上第一款多國(guó)語(yǔ)言版的通用參考文獻(xiàn)管理軟件，為用戶提供了信息導(dǎo)入、過濾、全文下載，以及眾多的管理功能，可以大大提高撰寫學(xué)術(shù)論文時(shí)的文獻(xiàn)管理和工作效率。
　　【關(guān)鍵詞】參考文獻(xiàn)；NoteExpress；管理軟件
　　一、NoteExpress簡(jiǎn)介
　　NoteExpress是世界上第一款多國(guó)語(yǔ)言版的通用參考文獻(xiàn)管理軟件。（以下簡(jiǎn)稱NE）2005年6月，由北京愛琴海軟件公司研發(fā)推出，為眾多研究人員提供了專業(yè)的文獻(xiàn)信息管理解決方案，受到中國(guó)大陸和臺(tái)灣等地高校和研究院所的學(xué)者及研究人員的歡迎。NE已經(jīng)成為中國(guó)文獻(xiàn)管理軟件市場(chǎng)上的第一品牌，擁有絕對(duì)領(lǐng)先的軟件性能和市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)。NE圍繞科學(xué)研究最核心的文獻(xiàn)信息，為用戶提供了信息導(dǎo)入、過濾、全文下載，以及眾多的管理功能。NE的主要功能有：直接檢索在線數(shù)據(jù)庫(kù)；通過題錄信息直接從在線數(shù)據(jù)庫(kù)下載全文；多種方式導(dǎo)入題錄；建立文件夾對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行歸類；在Word 中直接插入題錄信息，自動(dòng)生成符合期刊格式要求的文獻(xiàn)列表；豐富的筆記功能；強(qiáng)大的批量編輯功能；對(duì)保存的題錄信息進(jìn)行查重、去重。NE與傳統(tǒng)相關(guān)軟件相比，不僅具有良好的中英文兼容力、更高的文獻(xiàn)管理效率，而且具有獨(dú)特的創(chuàng)新功能、輔助資源和發(fā)展?jié)撃堋E能夠方便地在線檢索CNKI、維普、萬(wàn)方等數(shù)據(jù)庫(kù)并導(dǎo)入題錄。NE 2.X版可以在Windows 2000\XP\Vista\7（32位和64位），Windows Server 2003\2008\2008R2（32位和64位）等操作系統(tǒng)上運(yùn)行：NE2.X版的寫作插件支持MS Word 2003\2007\2010(32位)、WPS Office 2010 文字、Open Office寫作工具軟件：NE 對(duì) TeX/LaTeX 也有良好支持。
　　二、NoteExpress對(duì)學(xué)術(shù)論文撰寫的影響
　　1．提高研究人員工作效率。

傳統(tǒng)處理和管理資料的辦法，是用Word 或其他辦公軟件將資料保存到硬盤里，資料較少這種辦法有效，資料多了容易出現(xiàn)錯(cuò)誤、低效、繁瑣等問題；科研人員投稿必須面對(duì)不同期刊對(duì)于參考文獻(xiàn)排列不同要求的問題，傳統(tǒng)方法使得引文整理、標(biāo)注和排序的工作量大、繁瑣，并極易出錯(cuò)。NE用批量編輯器在“語(yǔ)言”字段設(shè)置漢語(yǔ)語(yǔ)言標(biāo)識(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的參考文獻(xiàn)重排，使所有的中文文章排列一起，不必逐條修改，節(jié)省了人力。NE可以方便快捷地生成參考文獻(xiàn)：論文及學(xué)術(shù)著作等對(duì)參考文獻(xiàn)格式有嚴(yán)格的要求，如果手工插入引用的文獻(xiàn)，僅字體、引文順序的調(diào)整就要耗費(fèi)很多時(shí)間，更不用說(shuō)不同參考文獻(xiàn)格式的調(diào)整和校對(duì)了，這個(gè)過程相對(duì)枯燥且費(fèi)事。這些都需要有一個(gè)好的管理工具管理資料。NE具有強(qiáng)大的批量編輯、強(qiáng)大的檢索功能，而且多分類管理功能可以幫助你迅速定位，某篇文獻(xiàn)?？梢苑奖愕亟⑽募A對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行歸類，也可以使用軟件中的標(biāo)識(shí)功能對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行進(jìn)一步的整理。同時(shí)，你也可以使用NE方便的為每條文獻(xiàn)條目添加PDF、CAJVIEW、超星、doc等格式的附件。書目，手稿，軟件以及圖片等信息統(tǒng)稱為題錄。建題錄數(shù)據(jù)庫(kù)，一方面是為了寫作時(shí)，能實(shí)時(shí)插入題錄作為文中標(biāo)引，NE可以將參考文獻(xiàn)題錄作為文中注釋插入文章中，并且在文章末尾按照各個(gè)期刊雜志的格式要求自動(dòng)生成參考文獻(xiàn)列表。對(duì)于已經(jīng)插入到word中的引文題錄，如果在主程序中進(jìn)行過修改，只要點(diǎn)擊該按鈕，文中引文及參考文獻(xiàn)索引將同步更新。這樣處理既精確又快速。NE安裝后，如果計(jì)算機(jī)上有MS Word 字處理軟件，則會(huì)自動(dòng)安裝一個(gè)MS Word插件?？焖俣ㄎ徊檎覀€(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)中的題錄，筆記等信息，使管理更加便捷有效。多數(shù)文章看摘要，少數(shù)文章看全文是一種良好的科研習(xí)慣，可以節(jié)約科研工作者的寶貴時(shí)間。在同類軟件中，目前NE格式化輸出速度最快，并有多處貼近用戶需求的人性化設(shè)計(jì)，如可以啟動(dòng)多國(guó)語(yǔ)言輸出模版，自動(dòng)按照中英文參考文獻(xiàn)的不同要求輸出參考文獻(xiàn)。通過NE可以方便快捷地對(duì)你關(guān)心的文獻(xiàn)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，這樣你能夠快速了解某一領(lǐng)域的重要專家，研究機(jī)構(gòu)，研究熱點(diǎn)等。分析結(jié)果能導(dǎo)出為txt和csv等多種格式，方便做出精準(zhǔn)的報(bào)告。NE2.0版本可以對(duì)所有字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)了，包括作者、關(guān)鍵詞、主題詞等等。對(duì)于已經(jīng)下載了大量全文的用戶，導(dǎo)入全文的功能可以快速實(shí)現(xiàn)將大量全文用NE管理起來(lái)，自動(dòng)生成題錄并將文獻(xiàn)作為附件，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)管理的基本功能。文獻(xiàn)題錄導(dǎo)入、管理和分析，都能對(duì)科研人員的研究和資料管理工作帶來(lái)方便。NE具有“綜述”和“筆記”兩項(xiàng)功能。通過“綜述”的閱讀方式，你可以閱讀文獻(xiàn)題錄盡可能多的信息，包括作者、標(biāo)題、來(lái)源和摘要等。通過筆記，你可以隨時(shí)記錄下看文獻(xiàn)時(shí)的想法和關(guān)于研究的設(shè)想，這些信息都與你看到的文獻(xiàn)信息關(guān)聯(lián)在一起，便于日后進(jìn)一步展開工作。NE具有方便且豐富的筆記功能，將NE主程序中選擇的筆記插入到word光標(biāo)停留處，該功能將平時(shí)閱讀文獻(xiàn)時(shí)記錄的思想火花如日記、科研心得、論文草稿等瞬間產(chǎn)生的隱性知識(shí)直接插入word，形成論文成果，而且每篇筆記和原始文獻(xiàn)之間可以相互鏈接，方便隨時(shí)記錄和查閱?？梢酝ㄟ^點(diǎn)擊題錄列表下方的“筆記”按鈕查看當(dāng)前題錄所鏈接的筆記列表。編輯筆記窗口的工具欄上有“插入到Word”按鈕，可以非常方便的將該段筆記作為論文的一部分。參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)和筆記的關(guān)聯(lián)方便查閱；該閱讀方式提供題錄作者，標(biāo)題，來(lái)源，摘要字段內(nèi)容，大大提高閱讀效率。
　　2．規(guī)范學(xué)術(shù)引用。

學(xué)術(shù)界與出版界一般都把學(xué)術(shù)論著中是否詳列注釋與參考文獻(xiàn)看作是反映學(xué)術(shù)論著和作者水平的一個(gè)重要組成部分，同時(shí)也視其為學(xué)術(shù)道德和治學(xué)態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊粋€(gè)重要標(biāo)志。由于編輯對(duì)注釋和參考文獻(xiàn)著錄的原則把關(guān)不嚴(yán)和作者對(duì)注釋和參考文獻(xiàn)的認(rèn)識(shí)不全面還存在著錯(cuò)誤引用、用而不引、不用而引，過度他引，不正當(dāng)自引和模糊著引等現(xiàn)象。參考文獻(xiàn)著錄是科技論文不可缺少的有機(jī)組成部分，也是稿件編輯加工中需要經(jīng)常面對(duì)的問題。正確、規(guī)范地著錄參考文獻(xiàn)，重視其時(shí)效性、科學(xué)性和可讀性，是減少編輯工作量，提高工作效率和期刊質(zhì)量的重要一環(huán)?？蒲腥藛T撰寫論文時(shí)，NE可以幫助用戶在正文中的指定位置方便添加文中注釋，并按照不同的期刊格式要求自動(dòng)生成參考文獻(xiàn)索引。具體方法：先在Word 中點(diǎn)NE 工具條上的“格式化文獻(xiàn)”按鈕，在彈出對(duì)話框中點(diǎn)“格式化參考文獻(xiàn)”標(biāo)簽，選擇輸出樣式為“XX”；之后單擊“布局”標(biāo)簽，分別設(shè)置參考文獻(xiàn)標(biāo)題、參考文獻(xiàn)列表的字體字號(hào)和對(duì)齊方式，單擊“確定”，即在論文末尾生成參考文獻(xiàn)。在編排論文的參考文獻(xiàn)時(shí)，你可以隨時(shí)插入要引用的文獻(xiàn)信息，NE會(huì)自動(dòng)生成你需要的參考文獻(xiàn)格式。而且如果你改投文章需要調(diào)整參考文獻(xiàn)格式，你可以非常方便的進(jìn)行一鍵轉(zhuǎn)換，這樣既提高了寫作效率，又符合相關(guān)投稿規(guī)范。NE內(nèi)置1600種國(guó)內(nèi)外常見學(xué)術(shù)期刊、學(xué)位論文等文獻(xiàn)樣式。并且在不斷增加。NE支持用戶對(duì)參考文獻(xiàn)索引輸出樣式的編輯；解決有些期刊要求引用類型的引文和注釋類型的引文在文中需要使用不同的格式的問題。如果希望編輯輸出樣式，讓參考文獻(xiàn)的文中標(biāo)引和文末參考文獻(xiàn)列表按照自己需要的方式生成，可以通過NE的菜單【工具】--->【輸出樣式】--->【編輯當(dāng)前樣式】來(lái)進(jìn)行；也可以將自己需要的輸出樣式要求提在技術(shù)支持論壇，由愛琴海軟件技術(shù)支持人員幫您制作完成。
　　3．保障信息安全。

辛辛苦苦地整理和管理了個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)，但天有不測(cè)風(fēng)云，為了盡量減少誤操作或其他原因帶來(lái)的麻煩，或者需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，便于攜帶共享，NE可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份?？梢赃M(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的備份。虛擬文件夾為多學(xué)科交叉的當(dāng)代科研提供了解決辦法，同一條文獻(xiàn)可以屬于多個(gè)文件夾但數(shù)據(jù)庫(kù)中只保存一條。修改任何文件夾中的該條題錄，在其他文件夾下都會(huì)同時(shí)修改；刪除其中一個(gè)文件夾下的這條題錄，其他文件夾中仍然存在，只有將最后一條題錄刪除掉，這條題錄才會(huì)徹底從數(shù)據(jù)庫(kù)中消失。NE還提供筆記回收站功能，點(diǎn)刪除筆記時(shí)均將筆記刪除到NE里的回收站中。以后，可直接從NoteExpress回收站中恢復(fù)筆記，最大限度地保護(hù)了用戶的數(shù)據(jù)安全。